PROSES PENANGANAN KEARSIPAN DENGAN SISTEM TANGGAL PADA SD GEMALA ANANDA LEBAK BULUS JAKARTA SELATAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

             Pemerintah menetapkan program untuk mencerdaskan kehidupan bangsa bagi siswa-siswi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) diwajibkan untuk melaksanakan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) yang merupakan persyaratan untuk mengikuti Ujian Nasional (UN) tahun ajaran 2013/2014 SMK Sasmita Jaya 1 Pamulang dan di wajibkan melaporkan dalam bentuk karya tulis.

Diadakannya Pendidikan Sistem Ganda (PSG) agar siswa-siswi memperoleh pengalaman dalam dunia usaha dan dapat bekerja dengan baik dan benar. Setelah melaksanakan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) hasilnya dilaporkan dan disahkan dalam bentuk laporan tertulis.

Dengan demikian siswa-siswi dapat memperdalam dan memperluas pengetahuan serta pengalaman kerja. Hal ini sangat penting untuk pedoman siswa-siswi karena menjadi bekal untuk menghadapi dunia kerja yang dijalaninya kelak.

B.     Alasan Pemilihan Judul

          Dalam penulisan laporan ini, penulis memilih judul “ PROSES PENANGANAN  KEARSIPAN   DENGAN SISTEM TANGGAL PADA SD GEMALA ANANDA, LEBAK BULUS - JAKARTA SELATAN “  

1

             Adapun alasan pembuatan judul tersebut adalah sebagai berikut :

1.    Karena dalam pelaksanaan Pendidikan Sistem Ganda (PSG), penulis banyak melakukan kegiatan kearsipan   

2.    Karena dari judul tersebut ada hubungannya dengan bidang study yang ada di sekolah.

3.    Karena pada saat Pendidikan Sistem Ganda (PSG) di tempatkan pada bagian tersebut

4.    Karena judul itu sesuai dengan yang di ambil penulis.

 

C.    Pengertian Sistem Ganda (PSG)

             Pendidikan Sistem Ganda (PSG) adalah suatu bentuk penyelenggaraan pendidikan keahlian  professional memadukan secara sistematik sinkron dengan program penidika disekolah dengan program pengusaha, keahlian diperoleh melaui kegiatan secara langsung di dunia usaha yang terarah untuk mencapai  suatu keahlian yang profesional .

            Dengan demikian, sangatlah penting peranan dari Pendidikan Sistem Ganda (PSG) yang diterapkan sekolah yang bertujuan untuk menciptakan siswa-siswi akan mendapatkan pengalaman kerja yang luas khususnya dalam dunia usaha serta dapat meningkatkan keterampilan dan keahlian serta dapat meningkatkan produktivitas dan mutu efesiensi kerja.

 D.      Tujuan Pendidikan Sistem Ganda (PSG)

Pendidikan Sistem Ganda (PSG) merupakan keharusan bagi siswa siswi menengah kejuruan yang bertujuan :

1.    Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian professional yaitu tenaga kerja  yang memiliki tingkat pengetahuan, keterampilan yang sesuai dengan tuntutan lapangan kerja.

2.    Memperkokoh lingk dan match antara dunia sekolah dan dunia kerja.

3.    Meningkatkan efisien proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja yang berkualitas dan professional.

4.    Menambah pengetahuan bidang yang keahlian yang ditekuninya.

5.    Memberikan pengetahuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai proses pendidikan.

 E.        Metode Pengumpulan Data

      Dalam menyusun laporan ini, penulis menggunakan beberapa metode untuk memperoleh data dari hasil PSG. Untuk memperoleh data tersebut penulis menggunakan beberapa metode:

1.        Metode Observasi

Metode Observasi yaitu penulis secara langsung mengadakan pelaksanaan kerja  pada SD Gemala Ananda Lebak Bulus guna mendapat informasi yang berhubungan dengan jurusan yang penulis ambil.

2.        Metode interview

Metode interview yaitu penulis melakukan wawancara serta tanggung jawab langsung mengenai masalah yang akan penulis kemukakan kepada pembimbing PSG di kantor tempat  penulis melaksanakan PSG.

3.        Metode  Diskusi

Dalam pembuatan karya tulis ini menggunakan metode diskusi atau tukar    pikiran dengan teman serta para guru pembimbing

 

F.     Sistematika Penulisan

       Dalam penyusunan laporan ini perlu adanya sistematika penulisan, dengan maksud agar tulisan terarah dan mempermudah penyusunan , untuk itu penulis mengelompokkan dalam beberapa bab yang akan diuraikan sesuai sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB   1      PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis membuat laporan mengenai latar belakang, alasan pemilihan judul, Pengertian Pendidikan Sistem Ganda (PSG), tujuan Pendidikan Sistem Ganda (PSG), metode pengumpulan data,dan sistematika penulisan

       BAB II      TINJAUAN UMUM

Dalam bab ini berisi tentang Sejarah Singkat  SD Gemala Ananda, Manfaat SD Gemala Ananda, Visi dan Misi, Fasilitas, Kedisiplinan dalam bekerja SD Gemala Ananda

BAB III     TINJAUAN KHUSUS

Dalam bab ini akan diuraikan mengenai Pengertian Arsip, Peranan dan Tujuan Penyelengaraan Kearsipan, Tujuan Arsip, Syarat-syarat Arsip, System Penyimpanan Kearsipan, Peralatan Kearsipan, Ruang Lingkup Arsip, Nilai Guna Arsip, Prosedur Penanganan Arsip, dan Proses Penanganan Arsip dengan Sistem Tanggal pada SD Gemala Ananda.

       BAB IV    PENUTUP

             Dalam bab ini akan diuraikan mengenai simpulan dan saran

                  

BAB II

TINJAUAN UMUM

A.      Sejarah singkat SD Gemala Ananda

         SD Gemala Ananda adalah sebuah sekolah progresif yang baru berdiri pada tahun ajaran 2007/2008. SD Gemala Ananda  didirikan pada tanggal 13 Juni 2007,yang terletak di Jl. Lebak Bulus III  No. 39G Cilandak, Jakarta Selatan. Gemala Ananda terdiri dari kata Gemala, yang artinya permata dalam bahasa melayu dan ananda. Kami meyakini bahwa ibarat permata yang masih tersimpan didalam tanah, setiap anak memiliki permata-permata dalam dirinya yakni potensi dan kecerdasan. Potensi dan kecerdasan ini perlu dikenali, diasah dan dipoles dengan baik dan benar agar terlihat indah dan bersinar, Bangga menyebut dirinya sekolah nasional, SD Gemala Ananda mengembangkan sendiri kurikulumnya berdasarkan Standar Nasional yang diterbitkan oleh Depdiknas, dengan menggunakan metode pembelajaran yang mutakhir dan ramah otak. SD Gemala Ananda juga berbangga menggunakan bahasa Indonesia sebagai bahasa pengantar pertama, sambil mengembangkan kemampuan siswa berbahasa Inggris sebagai bahasa kedua.

5

                Pembelajaran yang berbeda dari sekolah-sekolah lainya. Untuk membantu mewujudkan misi kami, yaitu menjadikan sekolah sebagai tempat menyemai pemimpin masa depan, kami memperkaya progam pembelajaran yang ada dengan program terpadu yang dibutuhkan bagi anak-anak anda untuk memenuhi kecakapan sebagai pemimpin di masa depan. Dengan motto kami “SEKOLAH CALON PEMIMPIN MASA DEPAN”, kami siap mencetak calon-calon pemimpin dimasa depan yang memiliki kecakapan dasar seperti agama yang kuat sebagai pondasi dasar yang utama, budi pekerti yang baik, kejujuran dan tanggung jawab serta memiliki jiwa kepemimpinan, kemandirian, kreatifitas, inofatif, dan tetap berakhlaq mulia.

Di Sekolah Gemala Ananda kami meyakini pemikiran tersebut. Untuk membantu anak berkembang dengan optimal dan menyeluruh (holistic), kami merancang proses pembelajaran dengan metode “brain-based learning”, yaitu cara belajar yang selaras (compatible) dengan cara kerja otak, serta sesuai dengan tahapan perkembangan anak.

B.     Manfaat  Sekolah Gemala Ananda

1.     Pembelajaran yang efektif, menyenangkan dan membuat anak terlibat aktif, baik secara fisik maupun emosional (engaging)

2.     Proses belajar yang selaras dengan  cara kerja otak (brain-based learning) dan sesuai dengan tahapan perkembangan anak

3.     Suasana yang memberikan rasa aman dan nyaman untuk bereksplorasi

4.     Kurikulum nasional yang diperkaya dengan beragam metoda

5.     Guru yang berkualifikasi dan berdedikasi

C.      Visi  dan Misi SD Gemala Ananda

1.      Visi SD Gemala Ananda :

a) Mandiri dalam belajar, berpikir dan berperilaku

b) Mampu memimpin dan mengelola dirinya sendiri

c) Peduli dan mampu berinteraksi dan bekerja sama dengan orang lain

d) Kompeten secara akademis

e) Aktif dan sehat secara fisik.

2. Misi SD Gemala Ananda:

a)    Melaksanakan ajaran agamanya dengan baik.

b)   Memiliki budi pekerti luhur

c)    Menghargai pendapat orang lain.

d)   Jujur dalam kehidupan sehari hari

e)    Unggul dalam dalam berbagai lomba .

f)    Berprestasi baik di bidang akademik maupun non akademik.

g)   Santun dalam pergaulan .

h)   Santun dalam tutur bahasa.

i)     Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif, sehingga setiap siswa dapat berkembang secara wajar dan optimal, sesuai dengan potensi yang dimilikinya.

 D.  Fasilitas

a)    Ruang HRD (ber AC)

b)   Ruang Accounting (ber AC)

c)    Ruang Meeting (ber AC)

d)   Mushola

e)    Mesin Foto Copy

f)    Gudang

g)    Ruang Kelas (ber AC)

h)   Ruang Perpustakaan (ber AC)

E.     Kedisiplinan Dalam Bekerja

       Dengan tidak mengurangi ketentuan dalam peraturan perundang-undangan pidana, maka untuk menjamin tata tertib dan kelancaran pelaksanaan tugas, diadakan peraturan disiplin para karyawan/karyawati.

     Dalam hal disiplin kerja, sekolah menetapkan kesepakatan kerja bersama antara sekolah dengan karyawan yang tertuang dalam “Kesepakatan kerja bersama” sesuai dengan pasal 29 Undang-Undang No. 8 Tahun 1974 yang menyatakan bahwa peraturan disiplin diadakan tanpa mengurangi ketentuan-ketentuan yang ada dalam perundang-undangan pidana.

              Kedisiplinan dalam sekolah sangat ditekankan karena sekolah menyadari sepenuhnya bahwa penunjang keberhasilan suatu pekerjaan adalah ketaatan pada peraturan yang sudah ditetapkan.

              Dengan kedisiplinan yang tinggi dalam mengerjakan tugasnya, maka target yang akan tercapai dapat terpenuhi. Sekolah juga menekankan bahwa kedisiplinan bukan hanya pada pekerjaan tapi juga pada peraturan atau tata tertib lainnya. misalnya, tentang seragam, kerapihan rambut dan lain sebagainya.

  BAB III

TINJAUAN KHUSUS

A.      Pengertian Arsip

   Arsip merupakan salah satu tempat penyimpanan yang ada pada SD Gemala ananda  Lebak Bulus untuk penyimpanan surat-surat berharga yang terbuat dari bahan-bahan kersipan.

    Istilah arsip diambil dari kata “ARCHIUM” dari bahasa yunani yang artinya untuk menyimpan sesuatu (peti) dalam bahasa belanda menurut Scholenberg menggunaakan istilah “Archives Institut” diartiaksebagai gudang arsip atau lembaga arsip. Dalam bahasa inggis dikenal dengan istilah “file” yang artinya dokumen yang diatur dengan baik, pengertiannya sama dengan “dozier” dalam bahasa belanda.

File berasal dari kata “filum” dalam bahasa latin yang artinya benang atau tali, file juga diartikan sebagai berkas atau alat tempat untuk menyimpan dokumen atau arsip.

1.      Pengertian arsip menurut lembaga Administrasi Perkantoran

Arsip adalah segala macam kertas, bagan, naskah, buku foto microchip, gambar peta atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya, ataupun salinanya, serta dalamsegala ciptaanya yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari pada tujuan organisasi

2.      Menurut Ensiklopedia Administrasi

a.      

9

segenap warkat dari satu kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk menyimpan secara permanent sebagai suatu keperluan.

b.      suatu instansi atau tempat dimana warkat-warkat dari pada suatu organisasi.

3.      Menurut Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan

          Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan  badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik alam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiataan pemerintah dalam kehidupan bangsa.

4.  Menurut The Liang Gie

             Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat dan mudah ditemukan kembali.

berdasarkan uraian pengertian tersebut diatas, bahwa arsip merupakan endapan kegiatan yang harus diatur secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dapat dengan cepat di temukan kembali bila di perlukan.

              Sedangkan yang dimaksud kearsipan ialah ilmu yang mempelajari tata cara penanganan arsip mulai dari pengumpulan, penataan, pencataan, dan penemuan kembali.

 B.       Peranan dan Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan

1.      Peranan dan Tujuan penyelenggaraan Kearsipan

          Kersipan mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan, sebagai sumber    informasi dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan dalam setiap organisasi, dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan laporan, pertanggung jawaban ,penilaian dan pengendalian secepat-cepatnya.

Selain itu kersipan merupakan salah satu ibadah untuk meneliti secara ilmiah, usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur.

2.      Macam-Macam Arsip

1.       Dari segi bentuk fisiknya:

a.       Arsip yang fisiknya berbentuk lembaran misalnya: surat-surat, warkat-warkat

b.      Arsip yang fisiknya tidak berbentuk lembaran misalnya: disket, computer, hardisk, flash disk dll.

2.      Dari segi masalahnya, dilihat dari sudut masalah yang dikandung oleh arsip itu:

a.       Pinancia Record adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Misalnya: bukti-bukti pembayaran dan penerimaan uang.

b.      Inventory Record adalah catatan- catatan yang yang berhubungan masalah barang inventaris (barang milik kantor) misalnya: catatan mengenai jumlah barang.

c.       Personal Record adalah catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Misalnya: arsip-arsip mengenai daftar riwayat hidup.

d.      Sales Record adalah catatan-catatan mengenai masalah produksi . misalnya: catatan-catatan mutu barang.

e.       Production Record adalah catatan-catatan mengenai masalah produksi. Misalnya: arsip-arsip mengenai jenis bahan baku.

 3.      Dari segi pemiliknya

1.      Lembaga Pemerintah

Arsip nasional di Republik indonesia ini sebagai unit organisasi dari lembaga kearsipan nasional yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.

a.       Arsip Nasional di tiap-tiap ibu kota daerah tingkat I, termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah tingkat I (daerah istimewa Yogjakarta, daerah khusus ibu kota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

2.      Instansi pemerintah/swasta

a.    Arsip Primer dan Arsip Sekunder

Arsip Primer adalah arsip aslinya, jadi bukan tindasan, bukan kopinya, atau bukan salinan atau bukan mocrofilmnya. Arsip Sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, karbon kopinya, salinan atau microfilmnya.

b.    Arsip Sentral dan Arsip Unit

Arsip sentral adalah arsip ynag disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi

 4.      Dari segi sifatnya

     Dilihat dari segi sifatnya arsip dapat dibedakan atas:

a.   Arsip Biasa

            Arsip biasa adalah arsip yang semula mempunyai kegunan penting akhirnya akan akan menjadi tidak berguna lagi pada saat arsip yang informasinya itu berlalu. Contohnya surat lamaran pekerjaan

b.    Arsip penting (esensial)

            Arsip penting adlah semua arsip yang ada hubungannya masa lalu dan masa yang akan datang. Contoh surat kontrak sewa gedung.

c.    Arsip tidak penting

            Arsip tidak penting adalah arsip yang nilai yang kegunaanya bersifat sementara, hanya kadang-kadang saja diperlukan. Contoh surat dinas biasa

f.     Arsip sangat penting (vital)

Arsip vital adalah arsip arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya bernilai sejarah atau ilmiah. Contoh naskah Proklamasi

g.    Arsip rahasia

Arsip rahasia adalah arsip yang sifatnya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam sustu organisasi. Contoh arsip strategi pemasaran.

5.      Menurut tingkat keaslianya arsip terdiri dari:

a.    Arsip Asli

b.    Arsip Tembusan

c.    Arsip Salinan

d.   Arsip petikan atau Arsip Kutipan

3.         Fungsi-fungsi arsip

a.    Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas dilingkungan perusahaaan.

b.    Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunkan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas dilingkungan perusahaan dan mempunyai jangka waktu yang cukup lama.

c.       Tujuan penyelengaraan kearsipan

Dari bahasan diatas disimpulkan bahwa tujuan kersipan tidak lain adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertaggung jawaban SD Gemala Ananda Lebak Bulus tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelengaraan perusahaan

     Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dapat dilihat dari sesgi yang dilakukan sebagai berikut :

1.    Sebagai alat penyimpanan warkat

2.    Sebagai alat bantu perpustakaan

3.    Merupakan bantuan yang berguna bagi penjabat dalam menentukan kebijakan perusahaan

4.    Kearsipan berarti menyimpan secara tetap dan teratur dalam warkat-warkat penting mengenai  kewajiban perusahaan.

C.      Tujuan Arsip

          Tujuan kersipan adalah kegiatan-kegiatan penyimpanan warkat-warkat dengan cara sedemikian rupa bila sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah.

1.    Tujuan pengelolaan dapat diuraikan sebagai berikut :

a.         Agar arsip terpelihara, teratur dengan baik dan aman.

b.         Menghindari pemborosan waktu dan tenaga.

c.         Menjaga kelestarian arsip.

d.        Dapat menemukan arsip yang diperlukan dengan cepat.

2.    Tujuan penyimpanan arsip menurut E. Martono adalah:

a.       Menyediakan warkat yang diperlukan

b.      Mengumpulkan warkat-warkat yang mempunyai hubungan satu sama lain.

c.       Melengkapi peralatan kearsipan yang ditentukan.

d.      Menjaga kelestarian.

e.       Menghemat tempat

f.       Melaksanakan warkat yang penting.

D.      Syarat-syarat Arsip

Surat atau warkat baru disebut  sebagai Arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.    Merupakan kumpulan warkat

2.    Disimpan menurut sistem tertentu

3.    Mempunyai nilai kegunaan

4.    Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan.

E.       Sistem Penyimpanan Arsip

Untuk mempercepat menemukan dan mengembalikan arsip, seharusnya diperhatikan beberapa sisitem penyimpanan arsip, sebagai berikut:

1.    Sistem Huruf (Alphabetical System)

Suatu sistem dimana surat-surat disusun menurut huruf mulai dari A-Z, biasanya digunakan untuk nama orang atau perusahaan.

2.    Sistem Nomor (Numerical System)

Surat-surat yang mempunyai nomor,disimpan menurut urutan angka dari 1 (satu) hingga bilangan yang lebih besar, misalnya faktur-faktur yang dibuat perusahaan.

3.    Sistem Tanggal (Chronological system)

Suatu sistem penyipanan surat, berdasarkan tanggal, bulan dan tahun. Dimana tanggal yang akan dijadikan kode surat adalah tanggal pembuatan surat dan tanggal penerimaan surat tersebut.

4.    Sistem  Geografi (Geographical System)

Sistem ini juga sering dianggap sama dengan sistem wilayah atau sistem daerah regional. Susunan dokumen menggunakan sistem geografi, disusun menurut abjad dari lokasi dan kemudian menurut nama atau objek.

5.    Sistem Subjek (Subjectical System)

Susunan dokumen ini menurut perihal atau masalah surat, bukan menurut nama orang, perusahaan atau tempat.

F.       Peralatan Kearsipan

Guna mendapatkan arsip yang teratur dan tertib, sebelum memulai penyimpanan arsip, sebaiknya dipersiapkan terlebih dahulu peralatan kearsipan diantaranya:

1.    Kartu Kendali

Ukuran kartu ini 10 cm x 15 cm, sebagai pengganti buku agenda digunakan untuk pencatatan surat masuk dan surat keluar dan disimpan dalam kotak.

 2.    Folder

Merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat, untuk menenpatkan sekelompok arsip didalam filling cabinet. Folder diletakkan dibelakang sekat dan tab pada folder digunakan untuk mencatumkan kode klasifikasi dan masalah.

 3.    Guide/Sekat

Berupa lembaran kertas atau karton manila yang dipergunakan sebagai  sekat atau petunjuk, apabila arsip disimpan dalam filling cabinet tanpa mempunyai sandaran maka guide harus disediakan.

4.    Buku Agenda

Buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar selama 1 (satu) tahun , buku ini sering digunakan untuk referensi pertama mencari surat, petugasnya disebut agendaris.

5.    Buku Ekspedisi

Buku yang dipergunakan untuk mengantarkan surat, sekaligus sebagai tanda terima surat dan petugasnya disebut ekspeditor.

6.    Kartu Pinjam Arsip

Digunakan untuk mencatat arsip baik yang sudah dipinjam atau belum, selain itu bisa sebagai referensi dalam mencari arsip.

7.    Lembar Disposisi

Berupa kartu berukuran 10 cm x 15 cm , digunakan untuk mencatat  surat masuk yang perlu ditindak lanjuti oleh pimpinan.

8.    Box File

            Tempat penyimpanan arsip dimana aktif dan in-aktif yang jumlahnya banyak, sehingga kurang praktis apabila disimpan dalam filling cabinet dan sebaiknya disimpan dalam rak arsip.

 9.    Rak Arsip

Rak merupakan tempat penyimpanan ordner dan box file secara terbuka keuntungan menggunakan rak yaitu arsip tidak mudah lembab dan kerugiannya arsip cepat kotor dengan berbagai macam debu.

10.  Filling Cabinet

Terbuat dari bahan baja/alumunium  yang tahan api, terdapat  3 samapi 10 laci. Tinggi filling cabinet  60 inci (152,4 cm) dapat memuat  5000 lembar surat.

11.    Ordner

Semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip dan didalamnya terdapat besi untuk mengikat arsip yang telah di perforator.

12.    Letter tray

Semacam baki yang terbuat dari plastik/metal untuk menyimpan surat sementara, baki surat ini biasanya mempunyai dua sampai empat tingkat dan disimpan diatas meja.

13.    Perforator

Terbuat dari besi, untuk melubangi kertas yang akan disimpan pada ordner.

14.    Stapler

Ada yang terbuat dari besi dan plastic, digunakan untuk menyatukan kertas.

15.    Date stamp/stempel tanggal

Stempel tanggal digunakan untuk membubuhi tanggal pada surat secara otomatis tanpa kita harus menulisnya kembali.

G.    Ruang Lingkup Kearsipan

a.   Tahap penciptaan arsip

Merupakan awal dari proses kehidupan arsip. Penciptaan arsip itu dapat berupa konsep, daftar, formulir, dsb.

b.      Tahap pengurusan dan pengendalian

Dimana surat masuk/keluar dicatat /diregistrasi/ dikendalikan berdasarkan system yang telah ditentukan.

c.   Tahap Referensi

Warkat/arsip yang digunakan kemudian diklasifikasikan di indeks, selesai digunakan disimpan (Filing) dan biasa diperlukan dicari kembali (Filing).

d.      Tahap penyusutan

Kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip ini aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaha atau badan pemerintahan masing-masing.     

e.   Tahap penyimpanan di unit kearsipan

Arsip ini aktif yang telah maupun nilai kegunaannya didaftar, kemudian dipindahkan penyimpanannya ke unit kearsipan pada instansi masing-masing.

H.    Nilai Guna Arsip

Pada prinsipnya arsip memiliki 4 nilai kegunaan yakni:

a.   Nilai Penerangan

Memberikan suatu keterangan kepada instansi atau pencipta arsip atau pihak luar misalnya dengan edaran penerbit, bukum surat-surat yang pada umumnya digolongkan sebagai arsip yang mempunyai nilai penerangan.

b.      Nilai yuridis

Arsip sebagai pembuktian misalnya sertifikat tanah, kontrak dan surat wasiat harta peninggalan.

c.   Nilai Historis

Arsip yang dapat menggambarkan keadaan/peristiwa masa lalu misalnya film, arsip pribadi masa lalu lainnya.

d.      Nilai ilmiah

Memberikan sumbangan informasi dalam bidang perkembangan ilmu pengetahuan misalnya hasil riset penelitian para sarjana yang berupa penelitian ilmiah.

I.       Prosedur Penanganan Arsip

1.      Pengertian Filing

          Telah kita pahami bahwa kearsipan merupakan segenap kegiatan yang mencakup penciptaan arsip penyimpanan arsip (Filing). Penemuan kembali arsip (Finding) penyelamatan arsip dan penyusunan arsip. Filing mempunyai peranan yang sangat penting karena filing yang berjalan dengan baik akan berpengaruh pada keberhasilan Finding.

            Pengertian Filing yang lain yaitu sebagai berikut:

            a. Menurut Arsip Nasional

           Filing atau memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam

           susunan yang sistematis.

            b. Menurut GR. Terry

              Filing adalah penempatan kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa bilamana bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

           Ditarik kesimpulan bahwa Filing adalah cara penyimpanan arsip serta secara sistematis sehingga bila dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah.

 2.      Tujuan pemakaian sistem Filing

Tujuan pemakaian sistem filing atau penyimpanan arsip antara lain:

a.       Meningkatkan efisiensi dan aktifitas sumber daya manusia.

b.      Meningkatkan suatu pedoman yang dapat dipakai sebagai acuan bagi pihak-pihak yang berhubungan dengan kearsipan.

c.       Mendorong semua pihak untuk berperan aktif dalam tugas kearsipan.

d.      Mendukung tercapainya tujuan kearsipan. 

J.      Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip

1.      Prosedur Penyimpanan warkat atau arsip

a.       Pastikan Arsip Telah mendapat tanda pelepas atau memang telah disetujui untuk disimpan.

b.      Catatan masing-masing waarkat kedalam buku arsip dan kartu indeks.

c.       Indeks nomor arsip yang tercantum dalam surat tertentu.

d.      Jika arsip dalam jumlah banyak lakukan penyortiran.

e.       Tempatkan arsip atau warkat kedalam penyimpanan.

2.      Prosedur Penemuan kembali arsip

     Prosedur menemukan kembali arsip yang dibutuhkan maka pencarian kode arsip kemudian tinggal mencari arsip yang diperlukan didalam folder atau map yang terdapat dalam lemari arsip (Filing Cabinet).

 K.      Proses Penanganan Arsip Dengan Sistem Tanggal  Pada SD Gemala Ananda Lebak Bulus Jakarta Selatan

Sebelum menyusun arsip berdasarkan sistem tanggal, sebaiknya terlebih dahulu memperhatikan proses penyimpanan arsip, diantaranya:

1.         Membaca Surat

Terlebih dahulu periksa kebenaran alamat surat, jika salah alamat segera dikembalikan kepada pengirim. Kemudian baca isi suratnya, apabila ada surat bersifat rahasia sebaiknya diserahkan langsung kepada yang dituju.

2.         Mencatat Surat dalam Kartu Kendali

Setelah isi surat dibaca, kemudian dicatat pada kartu kendali. Dalam penulisan kartu ini harus jelas dan singkat.

 3.     Memberi Kode

Kode yang dipergunakan adalah yang tercantum pada baris tanggal.

 4.         Mensortir

Surat-surat yang mempunyai tanggal yang sama, dikelompokkan menjadi satu. Sehingga mempermudah dan mempelancar penyimpanannya.

5.         Menyimpan surat

Surat yang telah diberi kode dan telah dicatat dalam kartu kendali. Kemudian disimpan dalam laci dan folder sesuia dengan kode surat, misalnya surat dengan kode tanggal 27 Februari 2006, surat tersebut disimpan :

a.         Dalam laci yang berkode Februari.

b.        Dibelakang Guide yang berjudul 2006.

c.         Dalam folder yang berkode 27. (kadarmo, 1988:76)

       Berdasarkan proses penyimpanan arsip diatas, bahwa arsip yang akan disimpan seharusnya  dibaca terlebih dahulu, lalu dicatat di kartu kendali, diberi kode, disortir dan kemudian disimpan pada guide dan folder, agar sewaktu-waktu arsip diperlukan dapat dengan cepat ditemukan.

     Agar arsip mudah dan cepat ditemukan kembali, maka terlebih dahulu harus memperhatikan proses penemuan arsip, yaitu dengan cara :

1.        Menentukan Pokok Masalah

Pokok masalah arsip yang akn dikeluarkan dapat dilihat melalui kartu kendali atau lembar pinjam arsip.

2.        Menentukan Kode Arsip

Dengan diketahui kode arsipnya, selanjutnya dapt diketahui pula didalam laci mana, dibelakang guide apa dan didalam folder kode apa arsip yang akn dipinjam itu disimpan.

3.        Pengambilan Arsip

Setelah diketahui kodenya, selanjutnya dapat diketahui dimana arsip yang diperlukan itu disimpan. (kadarmo, 1988: 80)

         Maksud dari proses penemuan arsip diatas, bahwa untuk menemukan arsip  dengan cepat sebaiknya terlebih dahulu diperiksa dikartu kendali dan kartu pinjam arsip, agar arsip bisa diketahui terdaftar/tidaknya dikartu kendali atau kemungkinan arsip itu dipinjam,dengan cara tersebut, penemuan arsip tidak dapat menghambat  waktu bekerja.

BAB IV

PENUTUP

  

A.       Simpulan

Dalam penulisan laporan ini dapat mengambil simpulan diantaranya:

1.        Arsip adalah segala  kertas, buku, naskah, foto film micro film, rekaman, suara , gambar , peta, bagan, atau dokumen lainnya dalam segala macam bentuk sebagai bukti  suatu organisasi.

2.        Prosedur Kearsipan adalh langkah-langkah penanganan arsip mulai awal sampai akhir secara berkesinambungan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penemuan kembali

3.        Proses Penanganan Arsip pada SD Gemala Ananda Lebak Bulus Jakarta Selatan

a.         Membaca Surat

b.         Mencatat  Surat dalam Kartu Kendali

c.         Memberi Kode

d.        Mensortir

e.         Menyimpan surat

B.       Saran-saran

Selain memberikan kesimpulan diatas, maka penulis dapat mengemukakan  saran yang sekiranya dapat bermanfaat. adapun saran-saran sebagai berikut :

a.         Hubungan kerja sama yang baik, sebaiknya dipertahankan dan ditingkatkan dalam suasana kerja

b.        Hendaknya para pegawai atau karyawan dan karyawati bekerja dengan cara semaksimal mungkin

c.         Jagalah kebersihan,ketertiban dan kebersihan dilingkungan kerja.

DAFTAR PUSTAKA

 Simorangkir, christin, Dra. 1999. Surat Niaga dan Kearsipan .jakarta : Yudistira Gie, The Liang. 1981. Kamus Administrasi Perkantoran . Yogyakarta : Nur Cahya Suarto. Tata. 1985. Pedoman Tata Persyaratan dan Kearsipan . Jakarta Biro Tata Usaha 2b

STRUKTUR ORGANISASI